Política de privacidad y tratamiento de datos

Política de privacidad y tratamiento de datos personales

AlmazewÁ Luxury Wellness BioHotel

En AlmazewÁ entendemos la privacidad como parte esencial de la experiencia de bienestar. Esta política explica cómo recolectamos, usamos, guardamos y protegemos los datos personales de nuestros huéspedes, clientes, aliados y visitantes del sitio web, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y demás normas colombianas que los modifiquen o complementen.

1. Responsable del tratamiento

• Razón social: AlmazewÁ S.A.S.
• Domicilio y dirección: Vereda El Cacique, Finca La Laguna, Ubaque, Cundinamarca, Colombia (código postal 251601).
• Correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
• Teléfono / WhatsApp: +57 300 191 0671
• Sitio web: https://almazewa.com.co

2. Definiciones

Para efectos de esta política se aplican las definiciones del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012. Entre ellas: dato personal (cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable), titular (la persona cuyos datos son objeto de tratamiento), tratamiento (cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión), autorización (consentimiento previo, expreso e informado del titular), dato sensible (aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos relativos a la salud) y encargado del tratamiento (quien trata datos por cuenta del responsable).

3. Datos que recolectamos

• Identificación: nombre, tipo y número de documento de identidad o pasaporte, nacionalidad y fecha de nacimiento.
• Contacto: teléfono, correo electrónico, ciudad y país de residencia.
• Reserva y estadía: fechas, villa, número de huéspedes, servicios y experiencias contratados, solicitudes especiales y preferencias.
• Pago y garantía: datos de la tarjeta de crédito presentada como garantía o usada para preautorizaciones, y soportes de pago. AlmazewÁ no almacena en su sitio web los datos completos de tarjetas.
• Menores de edad: documentos que acrediten el parentesco o la autorización de los padres, cuando un menor se aloja con un adulto responsable (ver numeral 3 de nuestros Términos y condiciones).
• Bienestar (datos sensibles): información sobre alergias, restricciones alimentarias o condiciones de salud que el huésped decida compartir para prestarle de forma segura servicios de cocina, masajes y experiencias de bienestar.
• Navegación: datos técnicos del uso del sitio web (dirección IP, tipo de dispositivo y navegador, páginas visitadas, clics en botones de contacto) obtenidos mediante cookies y tecnologías similares (ver numeral 9).

4. Finalidades del tratamiento

Los datos personales serán tratados para:

1. Gestionar reservas, confirmaciones, pagos, garantías, facturación y la prestación de los servicios de alojamiento, alimentación, bienestar y experiencias.
2. Cumplir las obligaciones legales del sector hotelero y turístico, incluyendo el registro de huéspedes exigido por la ley colombiana y los reportes a las autoridades migratorias en el caso de huéspedes extranjeros.
3. Comunicarnos con el titular antes, durante y después de su estadía, por correo electrónico, teléfono o WhatsApp.
4. Atender peticiones, quejas, reclamos y solicitudes (PQRS).
5. Prestar de forma segura y personalizada los servicios de bienestar y alimentación, cuando el huésped haya compartido datos sensibles para ese fin.
6. Enviar información comercial, novedades, programas y experiencias de AlmazewÁ, únicamente cuando el titular lo haya autorizado. El titular puede retirar esta autorización en cualquier momento.
7. Realizar encuestas de satisfacción y análisis estadísticos para mejorar nuestros servicios.
8. Medir el funcionamiento del sitio web y la efectividad de nuestras campañas de comunicación y publicidad digital.
9. Prevenir el fraude y proteger la seguridad de los huéspedes, el equipo y las instalaciones.
10. Dar cumplimiento a la Ley 679 de 2001 y la Ley 1336 de 2009 sobre la protección de niños, niñas y adolescentes.

5. Autorización

El tratamiento de datos personales requiere la autorización previa, expresa e informada del titular. Esta puede otorgarse por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas, por ejemplo al hacer una reserva, enviar el formulario de contacto del sitio web, escribirnos por WhatsApp o correo electrónico, o firmar la tarjeta de registro hotelero. No se requiere autorización en los casos previstos en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, entre ellos cuando la información sea requerida por una entidad pública en ejercicio de sus funciones legales.

6. Datos sensibles

El titular no está obligado a autorizar el tratamiento de sus datos sensibles ni a responder preguntas sobre ellos. Cuando decida compartirlos, por ejemplo condiciones de salud antes de un masaje o alergias alimentarias, se usarán únicamente para prestarle el servicio de forma segura y con las medidas de confidencialidad adecuadas.

7. Datos de niñas, niños y adolescentes

El tratamiento de datos de menores de edad respetará siempre su interés superior y sus derechos fundamentales, y se hará con la autorización de sus padres o representantes legales, de acuerdo con el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.

8. Transmisión y transferencia de datos

Para prestar nuestros servicios podemos compartir datos personales con encargados que actúan por cuenta de AlmazewÁ y bajo deberes de confidencialidad, como proveedores de alojamiento web, del sistema de reservas, de procesamiento de pagos, de mensajería (WhatsApp) y de analítica y publicidad digital (Google y Meta). Algunos de estos proveedores pueden almacenar la información en servidores fuera de Colombia. En esos casos se adoptarán las medidas exigidas por la ley para garantizar un nivel adecuado de protección. También se entregarán datos a las autoridades cuando la ley lo exija.

9. Cookies y tecnologías de seguimiento

Nuestro sitio web usa cookies y tecnologías similares, propias y de terceros, para su funcionamiento, para medir su uso mediante Google Analytics y para medir y mejorar nuestras campañas mediante el Pixel de Meta (Facebook e Instagram) y el Pixel de TikTok. Estas herramientas pueden registrar, por ejemplo, las páginas visitadas, los clics en los botones de contacto y los pasos de una reserva en línea. El titular puede configurar su navegador para bloquear o eliminar cookies; algunas funciones del sitio podrían verse afectadas.

10. Derechos de los titulares

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando no se requiera de acuerdo con la ley.
3. Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante AlmazewÁ.
5. Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales, siempre que no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.

11. Cómo ejercer sus derechos: consultas y reclamos

El área responsable de atender las solicitudes es la Gerencia de AlmazewÁ, a través del correo Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.. La solicitud debe incluir el nombre completo del titular, su documento de identidad, la descripción de lo que solicita, un medio de contacto para la respuesta y, si corresponde, los documentos que quiera hacer valer. Si la presenta un representante, debe acreditar esa calidad.

• Consultas: se responderán en un máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no es posible responder en ese plazo, se informarán al interesado los motivos y la fecha de respuesta, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.
• Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento de la ley): se atenderán en un máximo de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible hacerlo en ese plazo, se informarán los motivos y la fecha de respuesta, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales. Si el reclamo está incompleto, se pedirá al interesado completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes. Si pasan dos (2) meses sin que presente la información requerida, se entenderá que desistió del reclamo.

12. Seguridad de la información

AlmazewÁ adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El acceso a la información está restringido al personal que la necesita para cumplir sus funciones.

13. Conservación de los datos

Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y los plazos exigidos por las normas contables, tributarias, hoteleras y de turismo aplicables. Cumplidos esos plazos, se suprimirán o anonimizarán.

14. Vigencia y cambios a esta política

Esta política rige desde el 22 de septiembre de 2026. Las bases de datos estarán vigentes mientras AlmazewÁ desarrolle su objeto social y durante los plazos legales de conservación. Cualquier cambio sustancial se publicará en este sitio web antes de entrar en vigencia.